Заполнение информации о брони

После нажатия на кнопку Бронировать, в браузере откроется новое окно. В верхней панели вы увидите несколько вкладок, перейдя на каждую из которых, вы сможете заполнить дополнительные данные о брони.

Важно! Помните, что поля, отмеченные * - обязательны для заполнения. Также не забывайте сохранять изменения после внесения изменений в каждой вкладке!

1. Заказ

Первая вкладка содержит базовую информацию о брони. Здесь вы можете увидеть номер брони и сумму заказа, а также какая часть из этой суммы была оплачена плательщиком в строке Оплачено/Цена. Также тут виден Тип заказа (т.е. источник), имя Плательщика и Подтвержден ли заказ.

В блоке Основная информация вы можете изменить Источник брони. При бронировании через программу по умолчанию всегда будет стоять Менеджер.

Комментарий позволяет ввести любую дополнительную информацию. Его могут видеть только сотрудники.

Подтвержден? - по умолчанию, брони, созданные в программе MaxiBooking, уже подтверждены. Брони из внешних источников бронирования необходимо подтверждать вручную.

2. Общая информация

В этой вкладке отображается основная информация по брони. Здесь содержится несколько блоков: Информация, Заезд/отъезд, Номер, Цена, Скидка, Спецпредложение, Информация.

Информация

В этом блоке отображаются данные по используемому в брони Тарифу и Ценам.

В частности вы можете видеть общую Цену и Цены по дням, а также стоимость включенных в стоимость номера услуг. Статус брони (Тип заказа и Подтверждение) также указаны здесь.

Заезд/отъезд

Здесь указаны даты Заезда и Отъезда, которые можно изменить. При помощи индикатора укажите, Игнорируются ли условия и ограничения для этой брони.

Если Вы меняете даты заезда/отъезда у существующей брони, но в программе на эти даты нет свободных номеров, то вы увидите ошибку.

 

Если вы применили игнорирование, то после того, как вы сохраните изменения, вы увидите оповещение, что бронь создана с игнорированием условий.

Номер

Здесь указан тип номера, где будут жить гости, а также количество детей и взрослых. Если номер для курящих, укажите это при помощи индикатора, переведя его в положение "Да".

Цена

Тариф — тариф, применимый к этой брони.

Цена — общая цена брони.

Скидка

Если вы хотите предоставить этому клиенту индивидуальную скидку, вы можете сделать это здесь.

В поле Скидка введите сумму или процент. В поле В процентах отметьте, будет ли скидка предоставляться в процентах или в валюте.

Спецпредложение

Здесь вы можете выбрать спецпредложение из выпадающего списка, если какое-либо из них доступно в данный момент.

Информация

Номер брони — обычно присваивается автоматически, но вы может его изменить.

Комментарий — введите любую информацию для сотрудников отеля.

3. Плательщик

Плательщиком может быть, как Физическое лицо так и Организация.

Если плательщиком является Физ. лицо, то останьтесь во вкладке физ. лица и заполните нужные данные:

• Фамилия
• Имя
• Отчество
• Телефон
• E-mail
• Дата рождения
• Язык общения

Обязательными для заполнения являются Фамилия и Имя.

Примечание. Если индикатор Добавить, как гостя? в положении «Да» - то плательщик будет добавлен как гость. Можно не добавлять его в качестве гостя, тогда установите индикатор в положении «Нет»

Если этот гость повторно бронирует номер, то вы можете не вводить информацию, а найти его в базе данных. Для этого начните вводить первые буквы фамилии в поле ФИО. Система автоматически предложит возможные варианты.

Если плательщиком будет юридическое лицо, то перейдите на вкладку Организация.

Такой же поиск есть и и здесь. Введите первые три буквы организации и поиск выдаст похожие.

Добавляя юридическое лицо (Организацию) указываются:

• Название
• Телефон
• E-mail
• ИНН
• КПП
• Город
• Улица
• Дом

Обязательными для заполнения являются поля Название, ИНН и Город.

Все клиенты, которых вы вводите в дальнейшем будут сохранены в базе данных. Вы всегда можете найти их в списках, а также редактировать. Более подробно об этом можно узнать здесь.

4. Гости

В этом разделе Вы можете добавить всех гостей, указанных в заказе. Если при бронировании было указано несколько гостей, то необходимо добавить каждого из них. Если у вас не добавлены гости, то программа выдаст предупреждение при переходе на эту вкладку.

Чтобы добавить гостя, найдите его в базе данных, если это повторный клиент, либо введите данные вручную. Заполняются данные также, как и в случае с плательщиком, за исключением того, что организация не может быть гостем.

Примечание. Сохраняйте данные после добавления каждого гостя. После этого программа предложит вам внести новых гостей, если остались не внесенные гости. Уже сохраненные гости будут отображаться вверху страницы.

5. Услуги

В данной вкладке вы можете добавить услуги к брони, если гость их запросил. Сначала выберите услугу из выпадающего списка. В списку будут только активные услуги, созданные вами, а также включенные в тариф.

После выбора услуг, заполните необходимые поля:

Цена — берется из настроек услуги. Однако вы можете изменить ее.

Количество суток — сколько суток будет предоставляться услуга.

Количество гостей — для какого количества гостей будет предоставляться услуга.

Дата и время — если в настройках услуги при создании было задано, что эти данные необходимо указывать при заполнении, то эти поля отобразятся в форме.

Количество — количество услуг из расчета на одни сутки и одного гостя.

Комментарий — внутренняя информация для сотрудников.

6. Размещение

Если вы еще не выбрали номер для гостей, то в этом разделе вы можете это сделать.

В шапке данной вкладки, вы можете видеть размещен клиент в каком-нибудь номере или нет. Так же видно, заехал гость или нет.

Будьте внимательны, программа всегда подсказывает, что не так. Если клиент не размещен, то Вы получите такое сообщение «Размещение не указано»

В блоке Выбор размещения на даты вы можете видеть все доступные для размещения номера на эти даты. Вы можете сузить поиск с помощью фильтра. Чтобы выбрать нужный номер, кликните на зеленую галочку. Если нужно убрать размещение, нажмите на кнопку удаления.

Примечание. Вы можете разместить гостя и в другую категорию номера, отличную от указанной в заказе. Зеленым цветом подсвечена рекомендуемая категория номера для размещения. Но разместить гостя можно и в другой номер. Не рекомендованные номера - белого цвета. Желтым цветом показан выбранный номер.

В блоке Информация о размещении вы можете указать цель визита гостей.

В блоке Время заезда/выезда отметьте, заехали/выехали ли гости и если да, то в какое время. Также система вас предупредит, если оплата еще не поступила на момент заселения гостей.

7. Расчеты

В это вкладке Вы формируете оплату. В шапке вкладки видно есть ли долг по заказу, какая сумма оплачена и общая сумма заказа.

Если будет переплата, сумма будет указана с «+».

Для того чтобы оформить оплату мы формируем кассовый документ. Более подробно работу с кассой и платежами мы будем изучать здесь.

Важно! Обязательно заполните все поля! Необязательным полем является только комментарий.

Укажите плательщика. Плательщиком можно выбрать только из тех, кто был добавлен во вкладку Плательщик и Гости

Вид операции – укажите, что Вы формируете: поступление средств/расход (возврат) или же это оплата комиссии.

Сумма – укажите сумму. Указывается ТОЛЬКО положительное число больше 0, даже если это расход.

Способ оплаты – в этом поле указываете как оплата поступает Наличные/Безнал/Электронный.

Дата документа – укажите дату создания документа.

Оплачен? – переведите индикатор в положение «Да», если оплата была принята.

Оповестить о проведении платежа? - переведите индикатор в положение "Да", если вы хотите отправить подтверждение о получении кассового документа.

Дата оплаты - укажите дату оплаты.

Номер – формируется автоматически, как правило он совпадает с номером заказа.

Комментарий – сюда можно добавить всю необходимую информацию по оплате.

После того как Вы сохраните изменения, автоматически изменится шапка. Все платежи будут вины вверху страницы во вкладке Расчеты. Там же можно их удалить или подтвердить. Платежи также будут добавлены в Кассу, речь о которой пойдет в другой статье.

8. Документы

В эту вкладку добавляются фотографии или сканы документов.

В шапке вкладки Документы указывается количество добавленных документов.

В этой вкладке необходимо заполнить следующие поля:

Тип — выберите из выпадающего списка необходимый тип документа.

Тип скана — если необходимо, выберите необходимый тип из списка.

Клиент – к какому клиенту относится документ. Выбрать можно только из добавленных гостей.

Файл – Нажмите «Browse» для загрузки документа и выберете его с Вашего компьютера. Поддерживаемые форматы: png, jpeg, jpg, gif, pdf, xls, doc, размер файла не должен превышать 2 МБ.

Комментарий — добавьте любые заметки для сотрудников.

После прикрепления каждого документа, необходимо сохранить изменения. Когда вы закончите заполнять все поля, можно Сохранить и выйти из экрана бронирования.